Trabajar con estadísticas o sin ellas. ¿La diferencia?: la calidad y un mejor servicio.

Voy a compartir con uds. una experiencia de trabajo, en un sector de la Administración Pública Nacional de Argentina, que tiene que ver con la enorme diferencia de contar con herramientas tales como estadísticas, o trabajar sin ellas.

También mencionaré, a modo de reflexión, algunas consideraciones que van más allá del relato sobre la importancia que para nosotros tiene haber podido comenzar a contar con esta valiosa herramienta.

Estas reflexiones tienen que ver con el cambio necesario que se está observando en la concepción misma de la gente que trabaja con información; con la posición de los países latinoamericanos afectados por profundas crisis económicas y carentes de recursos, que lleva a reflexionar sobre algunas necesidades básicas que deberán satisfacer y por ende las de aquellas personas que trabajan en funciones ejecutivas en el sector público.

¿Cuál es la diferencia que plantea el título?. Hacia fuera, la calidad y un mejor servicio. Hacia adentro, no trabajar a ciegas o solamente intuitivamente, sino estar avalado por la realidad, aunque esta no sea todo lo exacta que debiera ser.

I .- Hacer pública esta experiencia y dar a conocer sus resultados, tiene el objetivo de compartirla para que puedan sacar algún provecho de ella.
El título puesto a estos comentarios responde a un camino recorrido y a un trabajo en equipo. Y a la convicción de que las estadísticas nos están permitiendo trabajar mejor, más eficaz y eficientemente.

II.- Muy brevemente, coordino los servicios del Área Información Legislativa y Documental - más conocida como InfoLEG - , del Centro de Documentación e Información del Ministerio de Economía y Producción que tiene, entre otras, las siguientes funciones:

Ø 1.-Efectuar el servicio de apoyo documental y de información legislativa destinado a satisfacer las necesidades del Servicio Jurídico, de los asesores y demás dependencias del Ministerio, así como también del público en general.

Ø 2.-Realizar la búsqueda y compilación de las leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones y disposiciones, conforme a las publicaciones oficiales, manteniendo actualizada la base de datos, así como también, cuando se le requiera, de las normas positivas de antecedentes jurisprudenciales y doctrinarios que correspondan.

Ø 3.- Coordinar el desarrollo del Proyecto InfoLEG, realizando las actividades investigación capacitación, difusión, y fundamentalmente actualización diaria de la base de datos del citado proyecto.

Ø 4.-Coordinar las actividades en materia de su competencia con organismos nacionales a efectos de obtener y brindar la información necesaria para el cumplimiento de funciones comunes.

III.- Para encarar estas funciones necesitamos proveernos de elementos técnicos y prácticos que nos permitan efectuar un análisis eficaz y eficiente de los procesos y / o servicios con el objeto de disponer de información necesaria y sobre todo suficiente, para la toma de decisiones en pos de mejorar la calidad de nuestra tarea. No los teníamos, y encarar una reingeniería del Proyecto en marzo de 1999 se hacía muy difícil.

Si pensamos en la materia que a nosotros nos ocupa – información legislativa y documental – definir qué, cómo, cuándo, con qué alcance, etc., recopilar información pertinente, veraz, oportuna, fiable y que brinde seguridad jurídica a quien necesite de ella, fue y es un verdadero desafío.

En abril de 2002 pudimos comenzar a probar una aplicación que desarrollamos con gente de informática del Ministerio, la que nos empezó a proporcionar algunos datos valiosos. Lo llamamos Sistema Integrado de Administración de Consultas y Control de Gestión (SIADyCG). Este sistema no estaba orientado a evaluar al uso de la WEB por los usuarios y por eso de él hablaremos en otra entrega.

Lo que sí necesitábamos era salir del diseño de una base desarrollada con un software propietario, muy rígida en cuanto a su programa de carga y a sus canales de búsqueda, y que se no adaptaba a las necesidades de nuestra nueva concepción de los servicios que debíamos brindar.

El trabajo en el sector público implica necesariamente, adaptarse a las posibilidades del momento y a los acontecimientos ajenos generalmente, a las mejoras que uno desearía incluir en este.

Hacia mediados de 2004, tuvimos nuestra oportunidad. Se nos ofreció mejorar la base de datos InfoLEG y se conformó un equipo con profesionales del Proyecto de Informática del Ministerio y nuestra gente. Este trabajo muy arduo por cierto - realizado en un clima de entusiasmo y respeto mutuo - se tradujo en prácticamente el desarrollo de una nueva base con innumerables mejoras respecto de la anterior. Fue imposible por la cantidad de registros existentes, agregar cosas que sabemos que deberían estar y no están. Entre ellas un vocabulario normalizado, ya que, durante este trabajo, seguimos atendiendo el servicio diariamente , actualizando los textos al día, de modo que el usuario ni se enteró de estos cambios hasta que estuvieron listos y subidos a Internet.

Estamos seguros, que por lo menos en nuestra materia, ayudamos al desarrollo del gobierno electrónico en nuestro país aunque nos falten todavía muchos ajustes.
Por este motivo compartir esta experiencia en este sitio me parece, cuanto menos, interesante.

El cambio: 11 de julio de 2005

IV.- InfoLEG

No hemos tenido en ningún momento la pretensión de regocijarnos con los primeros resultados, hasta no haber probado lo suficiente el Sistema de Registro Normativo que tenemos, y el que al día de ayer, por sus cifras, nos ha convencido de darlo hoy a publicidad.

A partir de esta fecha, julio de 2005, se puso a disposición de los usuarios el nuevo desarrollo de la base que utiliza la siguiente tecnología de software libre / abierto:

Sistema Operativo: Linux
Lenguaje de Programación: Java
Motor de Base de Datos: PostgreSQL

Sintéticamente, se realizaron las siguientes tareas:

a) Se desarrolló una nueva interfaz web para la carga de datos en la que se incorporaron conjuntos de validaciones para minimizar la posibilidad de errores involuntarios, tomando como base la propia y amplia experiencia del sector en carga de normas.

b) Se normalizó la base de datos.

c) Se reorganizó y mejoró la forma en que se almacenan los textos completos y actualizados.

d) Se mejoró la búsqueda en Internet integrando los campos de la base de datos con la totalidad de los textos. (Antes se hacía por separado)

e) Se rediseñó el sitio InfoLEG como un portal.

- Se reorganizaron los contenidos.
- Se agregó nuevo material de interés.
- La actualización de los textos ahora permite la navegación entre normas sin eliminar la información de los efectos activos y pasivos de las mismas – las llamadas vinculaciones -.
- Se colocaron una importante colección de enlaces jurídicos puestos al servicio del usuario, poniendo énfasis en brindar un entorno más intuitivo y amigable para los visitantes.

Definir aquí el concepto de estadísticas y sus múltiples clasificaciones, no es el sentido de estos comentarios. Sólo baste decir que uso ese concepto en el sentido amplio y conocido por todos.

En InfoLEG existen dos tipos de registro de eventos:

a)Los inherentes al servidor.

Estos registros corresponden a accesos a las diferentes páginas de la parte de InfoLEG que está publicada en Internet. Por ejemplo: cada vez que se visualiza una norma, se agrega automáticamente una línea con ese acceso en el servidor.

Son los que permiten utilizarlos por ahora, para informar cantidad de "Normas Visualizadas", cantidad de "Búsquedas de Normas" y "Búsqueda por Boletines Oficiales".

Estas estadísticas son las que nos permite saber en qué medida la carga que se hace es efectiva, y la base se va “autoabasteciendo”. En la próxima etapa, está pensado recoger otro tipo de datos, para evaluar qué otras necesidades detectamos en nuestros usuarios.

b) Los registros de eventos de la aplicación.

En este caso se van registrando todas las actividades propias de la aplicación y que se considera necesario estén disponibles a los efectos de auditoría pudiendo ser útiles además para la detección / resolución de errores.
Estos registros se generan en la parte de InfoLEG del programa de carga y funcionan de la siguiente manera:

- 1) cada vez que se da de alta una norma se registra la fecha, hora y operador que dió de alta esa norma.
- 2) cada vez que se vincula una norma X con otra Y, se registra la fecha, hora y operador que vinculó las normas ( y obviamente se registra que X se vinculó con Y).

Resumiendo podemos decir que estos resultados equivalen a una “foto” de todos los sucesos que se van dando en el servidor y que el operador oportunamente habilitó para que sean registrados.

Con cada acceso se registra el evento correspondiente y luego se utiliza para "contar" y obtener las estadísticas necesarias.

La traducción de LOG... que es en el fondo de lo que estamos hablando es: "REGISTRO". Lo que se registra en este caso son accesos a una máquina y operaciones que son consecuencia que esos accesos utilizan para "contar" y obtener las estadísticas que estamos manejando.

Esta brevísima explicación tiene la sola pretensión de que comprendan estas cifras que voy a darles ahora y que por momentos, además de alegrarnos, nos asustan un poco por el compromiso que implica en el trabajo diario y sobre todo minucioso, que debemos realizar.

Período: 11/7/2005 al 14/12/2006

Normas buscadas: 10.434.311

Normas Visualizadas: 10.438.628

Búsqueda por Boletines Oficiales: 547.574

Las cifras indicadas no incluyen las solicitudes de información por usuario (que pueden ser más de una y que generalmente así ocurre) a través de los formularios existentes en la WEB, las que son resueltas por personal del Servicio de Atención al Público.

Los formularios de consultas ingresados a través de la WEB son contestados por dicho personal, con la ayuda del Sistema Integrado de Administración de Consultas y Control de Gestión (SIACyCG), instalado en la Intranet del Ministerio, que nos permiten otros tipos de estadísticas y del que algo mencionara más arriba.

A modo de conclusión podemos decir que ambas aplicaciones, nos ha cambiado la manera de trabajar con muchas mayores ventajas que problemas.

Para quien le interese el problema de las estadísticas, en especial como apoyo a las políticas públicas, les sugiero la lectura de un artículo redactado por el equipo de la Alianza Global en febrero 2006,: “Comprender las Industrias Creativas – Las estadísticas como apoyo a las políticas públicas (PDF) que pueden bajar de aquí:

http://portal.unesco.org/culture/es/file_download.php/b16402bd9759c8b18440cb1794277b31cultural_stat_es.pdf

V.- Finalmente quiero hacerlos partícipes de algunas consideraciones que a modo de reflexión tienen que ver con lo dicho al comienzo, en el sentido que van más allá del relato sobre la experiencia de InfoLEG.

V.1.- Las que hacen a una visión actual y generalizada de la forma del trabajo digital.

Tomemos solamente algunas de ellas. Primero fue la preocupación por la adopción de sistemas de software libre , no propietarios, y consecuentemente se empezó a pensar en la integración de sistemas.
uego se pueden observar otras sobre las que las Administraciones Públicas de todo el mundo están insistiendo en ellas, y de las que mencionaré algunas solamente.

1) El acceso a la información.
2) La transparencia de la gestión.
3) La gestión del conocimiento como capital primordial de las organizaciones.
4) Las alianzas estratégicas con otros sectores de la mismas Administraciones con los que se pueda compartir los recursos invertidos por el Estado y financiados por los contribuyentes.
5) La integración al e-gobierno, etc.
6) El legislar mejor.

V.2.- Las que tienen que ver con la producción de contenidos digitales, con un trabajo más comprometido en el campo social, con las ventajas de las posiciones de los países latinoamericanos en el contexto mundial... ( sí, no equivoqué en esto al escribirlo...J ) con lo que se viene...

En este tema no puedo suplantar por más que me esfuerce , el relato y la magnífica convocatoria que desde la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Nación nos hace el Ingeniero Miguel Ermann y que no pueden perderse.

Por eso les doy esta información que si la utilizan no van a arrepentirse:
a) Escuchen este audio: www.enciclopediademisiones.com/modelizacion/Audio/ermann.mp3

b) Vean este documento: www.enciclopediademisiones.com/modelizacion/ppt/SeCyT.ppt

c) Vean el video al que Ermann hace referencia que está aquí: http://www.unabvirtual.edu.co/epic/

d) Y si el tema los atrapa vean esto en www.gobiernoelectronico.org/node/5175

Por la fecha en que escribo esto, 23 de diciembre de 2006 no puedo menos que desearles a todos, lectores, colaboradores, responsables de este sitio, mis mejores deseos de felicidades en estas fiestas.

Quiero terminar con algo que puse en el saludo de la Web de InfoLEG (y que no es mío)pero que todos deberíamos tener muy presente: "Sólo en el diccionario el éxito está primero que el trabajo"...
Seguramente si todos hacemos propio este pensamiento, el porvenir tiene que ser mejor.

Feliz 2007!