Factores intrínsecos y extrínsecos de deterioro documental

La creación de un gobierno electrónico pasa primero por una perfecta conservación de la documentación que sustenta las acciones públicas realizadas por el mismo.
 
El término conservación se deriva de dos voces latinas: “cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa mantener o guardar. Literalmente, por consiguiente, conservación significa mantener o conservar unidos.
 
El término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica, medicina, etc), pero en el ámbito de las Ciencias de la Información y Documentación, el término conservación documental hace referencia a todas aquellas “políticas y procedimientos específicos destinados a proteger adecuadamente los documentos en los centros de información para evitar su deterioro, daño y destrucción, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible”.
 
Los factores de deterioro, para su estudio, se dividen en dos grandes grupos: los extrínsecos o externos y los intrínsecos o internos, causados por los componentes inestables e incompatibles existentes en el material.
 
Los factores extrínsecos hacen referencia a factores externos que influyen sobre la existencia, la exposición y la susceptibilidad del agente en provocar una enfermedad al soporte documental. Son:
 
- Ambientales: Temperatura, humedad, luz, gases contaminantes.- Químicos: Acidez, pH, oxidación.- Biológicos: Insectos, roedores, microorganismos (hongos y bacterias).- Catástrofes: Inundaciones, incendios, terremotos, robos.
 
Los factores intrínsecos hacen referencia a factores internos que se introducen en el proceso de fabricación del soporte documental (relacionados con sus formatos o forma), sustratos o respaldos, así como medios o material (materia prima) que los constituyen.
 
Es conveniente utilizar las herramientas necesarias para poder controlar y manipular los factores que influyen extrínsecamente donde las colecciones se encuentran almacenadas, se da manipulación o uso (consulta). Lograr el control de estos factores es netamente la condición básica para una buena conservación a largo plazo.
 
Los factores extrínsecos de carácter químico comportan generalmente variaciones en el material documental, siendo típicos los fenómenos de descohesión que favorecen la pulverización del material. Son provocados por elementos externos, generalmente naturales como la oxidación/combustión y la acidez, influidos enormemente por calidad del aire en la unidad de información.
 
Los agentes biológicos (roedores, insectos y microorganismos) pueden causar serios y a veces irreparables daños a los materiales documentales, compuestos fundamentalmente de materias orgánicas.
 
Aunque cada vez los centros que albergan las colecciones documentales están más limpios y con instalaciones más saludables, es cierto que en algunos casos se pueden producir plagas de roedores (tales como ratas o ratones) que producen un deterioro de la colección por acción mecánica. El crecimiento de los microorganismos se ve favorecido por ciertos factores físicos y químicos, tales como temperatura y humedad altas, depósitos atestados, polvo y escasa circulación de aire. Por otra parte las plagas de insectos como otro agente de deterioro biológico son fomentadas por los mismos factores climáticos antes descritos para los microorganismos.
 
Las catástrofes admiten básicamente dos clasificaciones. En primer lugar, pueden ser naturales, como los huracanes y erupciones volcánicas; o humanas, como los conflictos armados, los accidentes nucleares o la mayoría de los incendios. Es preciso señalar, sin embargo, que desde los años 70 se ha extendido la conciencia de que muchas de las denominadas calamidades naturales no lo son tanto, sino que constituyen fenómenos vinculados al sistema social y favorecidas por la acción humana. Sería el caso de las inundaciones derivadas de la excesiva urbanización de las cuencas fluviales, o las sequías propiciadas por la deforestación y el calentamiento global. A su vez, algunas de las catástrofes humanas (como un escape radioactivo) puede ser alterado por factores naturales tales como la dirección y velocidad del viento. En definitiva, la frontera entre lo natural y lo humano en las catástrofes es difusa, y todas tienen parte de ambos componentes.
 
En segundo lugar, las catástrofes pueden ser de gestación lenta, como las sequías, o de irrupción repentina, como los terremotos o las inundaciones. Las sequías, por ejemplo, pueden tardar un largo período de tiempo, probablemente dos o más años, en desencadenar el desastre, lo cual permite la anticipación de éste mediante los sistemas de alerta temprana, así como la implementación de intervenciones bien planificadas, que cuenten con la participación de la población local a través de enfoques como el diagnóstico rural participativo, y que persigan la vinculación emergencia-desarrollo. Sin embargo, en el caso de las catástrofes súbitas, la premura de tiempo dificulta seriamente todos esos aspectos, y hace prioritario, al menos en un primer momento, el despliegue de medios logísticos que garanticen una ayuda rápida para la subsistencia de las víctimas.
 
Como vemos, los diferentes tipos de catástrofes presentan diferencias, no sólo en cuanto a su dinámica cronológica, sino también en cuanto al tipo de daños que generan. Por consiguiente, cada situación requiere respuestas diferenciadas.
 
---Resumen extraido de los contenidos que se impartirán en la sesión Factores Intrínsecos y Extrínsecos de deterioro documental dentro del taller "Conservación de materiales documentales" que comenzará a impartirse el martes 11 de Mayo en el Campus Online con titulación doble: Fundación Ciencias de la Documentación (España), Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD-Colombia).